2 Januari 2015
Literatur Review
Sri Wulan Sya’diyah
D3 Administrasi Bisnis
Politeknik Negeri Bandung
Abstract
Communication is a process of sending information from one
part to the other part. When doing work in a company or organization, peoples are inseparable from the activities
of communicating. Communication is the process which is management functions
ranging from planning, organizing, direction, and supervision can be achieved. A communication involves the 3 elements,
people ,the same information and meaning, and symbols. Effective communication
is not an easy thing, people who involved in the communication should know the
purpose of the submission of information by using the right media, what are the
barriers/disorders that might emerge from the communication process, and know
the network used in the organization/company.
Keyword: information, communicatios, organizations, process
Pendahuluan
Komunikasi merupakan salah satu
bagian yang sangat penting dalam kegiatan kantor mengingat hakekat kantor
merupakan kumpulan orang yang bersama-sama menyelenggarakan kegiatan kantor dan
komunikasi tersebut merupakan sebuah
sarana yang menghubungkan orang-orang dalam organisasi untuk mencapai
tujuan bersama.
Komunikasi adalah sebuah proses
pengiriman informasi dari satu pihak kepada pihak yang lainnya. Jika apa yang dimaksudkan oleh pengirim
informasi dapat ditangkap sepenuhnya oleh penerima maka komunikasi tersebut
merupakan komunikasi yang efektif.
Komunikasi yang efktif akan terjadi bila individu mencapai
pemahaman yang sama,dan merangsang pihak lain untuk melakukan
tindakan.
Komunikasi yang
efektif tersebut bukan merupakan pekerjaan yang mudah. Banyak orang yang mungkin menambahkan atau
mengurangi pesan dari informasi tersebut sehingga informasi yang diterima akan
berbeda-beda. Selain itu adanya faktor
lain yang dapat menghambat penyampaian informasi seperti berbedaan persepsi,
perbedaan bahasa, dll. Maka dari itu orang-orang yang terlibat dalam proses
komunikasi harus memahami faktor-faktor yang berkaitan dengan komunikasi.
Pengertian
Komunikasi
berasal dari bahasa latin communis yang berarti “makna”. Dalam suatu organisasi
komunikasi menguraikan proses tersebut sehingga terjadi “pemaknaan yang sama”
baik antar karyawan, dengan manajer atau dengan masyarakat. Secara sederhana komunikasi merupakan proses
pengiriman informasi dari satu pihak ke pihak lain.
Menurut Mahmud
M. Hanafi definisi komunikasi melibatkan tiga hal yaitu:
1.
Komunikasi melibatkan orang. Orang mencoba berkomunikasi
dengan orang lain, karena itu pemahaman tentang orang menjadi penting untuk
mempeajari komunikasi yang efektif.
2.
Komunikasi melibatkan arti informasi yang sama (shared
meaning) antara pengirim dan penerima.
Dengan demikian pengirim dan penerima akan sepakat untuk istilah dan
definisi yang sama.
3.
Komunikasi melibatkan simbol-simbol yang dipakai untuk
menyampaikan suatu maksud. Simbol
tersebut dapat berupa kata-kata, gerakan tubuh, huruf, atau gerakan–gerakan
tertentu.
Proses Komunikasi
Proses
komunikasi adalah penyampaian pesan/gagasan dari seseorang/mesin (pengirim) ke
orang lain penerima. (Harmon 2009.192).
Proses Komunikasi yang paling sederhana adalah sebagai berikut:
Pengirim --- Pesan --- Penerima
Selain
itu, ada proses yang lebih lengkap dibandingkan model sebelumnya yaitu
komunikasi dimulai dari pengirim yang mengirimkan pesan melalui media
tertentu. Kemudian penerima mencerna
atau mengartikan pesan tersebut dan kemudian pesan tersebut diterima. Pesan tersebut disampaikan melalui media
tertentu dan dalam proses pegiriman tersebut mungkin ada gangguan yang dapat
mengacaukan proses komunikasi. Berikut
adalah bagan proses komunikasi yang lebih rinci:
Pengirim
(Sender)
Pengirim merupakan
sumber pesan dan merupakan pihak yang memulai komunikasi. Pihak tersebut
merupakan orang yang mempunyai informasi atau berkeinginan untuk
mengkomunikasikan maksudnya kepada pihak lain.
Dalam hal perkantoran, manajer memiliki informasi misalnya tujuan
organisasi dan ingin menyampaikan informasi tersebut kepada bawahannya. Dalam hal ini manajer dapat memulai
komunikasi.
Encoding
Encoding merupakan proses penerjemahan informasi ke dalam
simbol-simbol tertentu yang akan disampaikan ke penerima informasi. Sebagai contoh, jika kita ingin berkomunikasi
dengan pihak keuangan, maka kita harus memahami istilah –istilah keuangan
seperti pasar keuangan, efisiensi pasar keuangan, perantara keuangan dll. Kadang-kadang kata-kata tertentu mempunyai
arti yang berlainan dalam bidang yang berbeda.
Sebagai contoh, dalam ekonomi, kata efisien berarti perbandingan antara
input dan output sedangkan dalam keuangan efisiensi pasar keuangan berarti
penyebaran informasi yang cepat, dan dalam statistic efisiensi berarti estimasi
yang mempunyai varians (penyimpangan)
yang kecil. Encoding menerjemahkan informasi ke dalam symbol-simbol yang akan
dipahami bersama oleh pengirim dengan penerima.
Pesan
Pesan merupakan
bentuk fisik hasil dari proses encoding.
Kata merupakan pesan dalam komunikasi lisan, sedangkan dalam komunikasi
tertulis kita menggunakan tulisan.
Seringkali pesan disampaikan dengan gerak tubuh, raut wajah, atau cara
berbicara. Sebagai contoh jika
reseptionis menyambut tamu dengan kata selamat pagi, tetapi tanpa senyuman,
maka kesan yang sampai ke pelanggan akan lain dengan apabila ia menyambut
dengan senyum.
Media Komunikasi
Media komunikasi
merupakan metode penyampaian informasi dari satu pihak ke pihak lainnya. Secara umum ada dua bentuk media komunikasi
yaitu lisan dan tertulis. Pilihan metode
tergantung pada pesan yang akan disampaikan.
Berikut
perbandingan komunikasi lisan dan tulisan menurut Mamduh M. Hanafi:
|
Bentuk
|
Keuntungan
|
Kelemahan
|
|
Lisan
|
· Mudah dan cepat dilakukan
· Umpan balik bisa diperoleh dengan cepat
|
· Akurasi lebih rendah
· Tidak ada catatan permanen
|
|
Tertulis
|
· Lebih akurat
· Catatan permanen bisa diperoleh
|
·
Umpan balik
tidak cepat diperoleh
·
Tidak praktis
|
Jika manager
ingin menyampaikan informasi yang kompleks, missal spesifikasi komputer maka komunikasi
yang tepat adalah konumikasi tertulis.
Sedangkan jika manajer ingin memperoleh jawaban yang cepat maka
komunikasi lisan lebih tepat dilakukan, tetapi jika akurasi ingin ditekankan
maka komunikasi tertulis lebih tepat.
Penerima
Penerima
merupakan pihak yang menerima dan diharapkan mengerti pesan yang disampaikan
oleh pengirim. Penerima dapat terdiri
dari beberapa orang, seperti seorang manajer yang mengirimkan memo ke beberapa
karyawan sekaligus.
Decoding
Decoding merupakan kebalikan dari encoding. Decoding
merupakan proses dimana penerima menerjemahkan atau mengartikan pesan yang
diterima. Penerima akan memahami dan
kemudian akan mengartikan pesan tersebut.
Proses decoding dipengaruhi
oleh banyak hal seperti: latar belakang penerima, pengharapan penerima, dan
kesamaan arti dengan pengirim dalam penerjemahan symbol-simbol yang diterima.
Gangguan
Gangguan
merupakan faktor-faktor yang menghambat komunikasi yang efektif. Gangguan bisa berasal dari internal penerima,
missal: tidak menaruh perhatian atau penerima mengalami kelelahan fisik
sehingga tidak mampu menangkap pesan dengan jelas. Selain itu juga ada gangguan eksternal yang
berasal dari pihak luar misal: suara bising yang diakibatkan dari mesin saat
manajer dan bawahan sedang berbicara.
Umpan Balik
Umpan balik
merupakan reaksi penerima terhadap komunikasi yang dikirimkan oleh pengirim.
Umpan balik dapat dipandang sebagai proses komunikasi yang baru dimana penerima
berubah menjadi pengirim dan pengirim menjadi penerima informasi. Sebagai contoh: seorang manajer yang member
insruksi karyawan untuk menyiapkan rapat bulanan kemudian karyawannya menjawab
ya, dan melaksanakan tugas tersebut.
Karyawan dalam hal ini mengirim pesan (menjadi pengirim) kepada manajer
(pihak penerima) bahwa ia sanggup mengerjakan instruksi manajer tersebut. Umpan balik merupakan pelengkap dalam proses
komunikasi sehingga tidak harus selalu ada.
Contoh: memo prosedur organisasi yang baru dari seorang manajer kepada
anggota organisasi tidak harus dijawab karena memo tersebut ditujukan sebagai
informasi saja.
Tujuan
Komunikasi dan Media yang Digunakan
Komunikasi lisan
dan tertulis disampaikan melalui beberapa media, baik untuk komunikasi yang
sifatnya formal atau informal. Berikut
ini beberapa tujuan komunikasi dan media yang digunakannya:
|
|
Tujuan Komunikasi
|
Media Komunikasi
|
|
1
|
Untuk menginformasikan
|
· Memo internal,
seperti untuk menginformasikan jadwal rapat
· Telepon, untuk
menginformasikan bahwa pesanan telah diterima
· Buku pedoma
kerja untuk panduan karyawan dalam bekerja
|
|
2
|
Untuk Menbujuk
|
· Berbicara
secara personal, seperti seorang manajer yang meminta bawahannya untuk
mnyelesaikan masalah dengan konsumen
· Laporan ke
atasan bahwa perlunya peralatan kantor yang baru
|
|
3
|
Untuk Mengevaluasi
|
· Arsip prestasi
kerja
· Laporan
pengendali mutu
· Perbandingan
laporan pelaksanaan anggaran dengan anggaran biaya
|
|
4
|
Untuk Instruksi
|
· Buku petunjuk
untuk menjalankan suatu mesin
· Instruksi yang
diberikan oleh penjual atas penggunaan mesin baru
|
|
5
|
Untuk Menyapa
|
· Catatan
undangan yang informal
· Pembicaraan
kecil/ sapaan kecil.
|
Sarana dan
Prasarana dalam Komunikasi
|
•Internet
•Email
•Chatting
•Telepon
•Faksimile
•Teleponselular
|
•Laporan
•Memo
•Rapat
•Bahasa
•Bahasa Tubuh
•dll
|
Meningkatkan
Efektivitas Komunikasi
Meningkatkan efektivitas komunikasi bertujuan meningkatkan
kesamaan arti antara pesan yang dikirim dengan pesan yang diterima.
Persepsi
Persepsi merupakan satu set proses dimana manusia
menggunakannya untuk menerima dan menginterpretasikan informasi dari
lingkungannya. Misalnya informasi yang
diterima manajer sangat banyak sehingga tidak mungkin bagi seorang manajer
untuk mengolah semua informasi yang diterima tersebut. Persepsi bermanfaat untum menyeleksi dan
mengartikan (selective perception)
serta menggorganisir (perceptual
organization) informasi yang datang.
a.
Selective
perception
Persepsi selektif terjadi apabila kita cenderung untuk
menginterpretasikan informasi yang datang sesuai dengan keinginan kita. Sebagai contoh jika seorang manajer ingin
mengembangkan produk baru dan semua informasi yang datang diartikan sebagai
bukti bahwa produk tersebut akan sukses.
Manajer tersebut akan sulit menerima kenyataan bahwa produk baru tersebut
tidak akan sukses di pasaran. Suatu
studi menunjukan ketika manajer fungsional ditanyai tentang masalah yang
dihadapi oleh perusahaan, maka manajer keuangan mengatakan bahwa persoalan
keuangan merupakan persoalan pokok, dan ketika manajer produksi ditanya hal
yang sama maka ia mengatakan persoalan produksi merupakan persoalan
penting. Hal tersebut dikarenakan karena
perbedaan pandangan sesuai dengan apa yang dialaminya.
b.
Organisasi persepsi
Organisasi persepsi merupakan proses dimana manusia
mengorganisir, mengelompokan, atau menyimpulkan informasi tertentu. Cara yang sering digunakan adalah melalui stereotype tertentu. Sebagai contoh bahwa orang yang memiliki IP
tinggi akan baik dalam bekerja maka perusahaan cenderung akan menarik orang
yang memiliki IP tertinggi.
c.
Perbedaan persepsi
Persepsi dapat mengaburkan proses komunikasi dan menyebabkan
gangguan dalam proses komunikasi.
Seringkali perbedaan persepsi antara pengirim dan penerima informasi
dapat menambah gangguan dalam proses komunikasi.
Perbedaan Bahasa
Perbedaan bahasa sering mengganggu proses komunikasi yang
efektif. Contoh: seorang manajer
Indonesi yang tidak bisa berbahasa Inggris akan mengalami kesulitan apabila
harus berkomunikasi dengan manajer dari Amerika. Masalah ini tidak akan terjadi
jika kita menguasai bahasa yang sama dengan lawan bicara kita.
Komunikasi Non-Verbal
Komunikasi non verbal yang menyertai komunikasi verbal sering
mempunyai peran yang penting juga. Sebagai contoh seorang manajer yang menyapa
dengan muka masam atau cemberut tentunya akan lain jika sapaan tersebut
disertai dengan senyum. Suatu penelitian
menunjukan bahwa 55 persen dari isi pesan disampaikan melalui ekspresi muka dan
gerakan tubuh, 38 persen melalui nada dan intonasi suara, dan hanya 7 persen
yang melalui kata yang diucapkan.
Situasi juga dapat mempengaruhi proses komunikasi. Sebagai
contoh jika seorang dosen yang mengajar dengan menjelaskan materi melalui
slide/ papan tulis lelu merubah metode dengan menyampaikan materi dengan cara
tanya jawab yang tidak terlalu formal maka akan terjadi komunikasi dua arah dan
komunikasi antar mahasiswa dan dosen akan lebih lancar. Begitu juga dengan seorang manajer yang
mungkin mengubah cara duduk yang biasanya dibelakang meja kerja menjadi duduk
berdampingan dengan bawahannya. Hal
tersebut akan memungkinkan suasana yang lebih akrab.
Reaksi Emosional
Reaksi emosional seperti marah, senang, cinta, cemburu,
takut, malu, akan mempengaruhi komunikasi yang efektif. Sebagai contoh jika seorang manajer dalam
situasi marah, maka akan sulit untuk menerima saran-saran. Bawahan yang yang
takut kehilangan pekerjaannya akan sulit untuk mencerna informasi denga jernih. Informasi yang datang akan dianggap sebagai
ancaman erhadap pekerjaannya. Situasi
yang efektif adalah situasi dimana sesorang nyaman dan tidak terpaksa dalam
melaksanakan tugasnya.
Ketidakpercayaan
Ketidakpercayaan merupakan faktor lain yang dapat mengganggu
komunikasi yang efektif. Situasi dan
posisi pengirim akan menentukan apakah suatu informasi dipercaya atau
tidak. Misalnya informasi yang datangnya
dari manajer disertai dengan cap dan tandatangan manajer mempunyai kredibilitas
yang lebih tinggi dibandingkan dengan informasi yang datang dari desas-desus.
Halangan komunikasi yang efektif tersebut dapat diringkas
dalam tabel berikut ini:
|
Karekteristik
pengirm
|
· Kredibilitas
pengirim atau ketidakpercayaan terhadap pengirim
· Ketidakkonsistenan
antara komunikasi verbal dan non-verbal
· Keengganan
untuk berkomunikasi
|
|
Karakteristik
penerima
|
· Kebiasaan
mendengarkan
· Persepsi atau
prekonsepsi penerima
|
|
Hubungan
antara pengirim dan penerima
|
· Perbedaan
bahasa
· Perbedaan
status dan kekuasaan
· Perbedaan
persepsi
|
|
Faktor
lingkungan
|
· Gangguan
· Informasi yang
berlebihan
|
Menurut Gibson dalam Nawawi 2009 untuk menciptakan komunikasi
yang efektif perlu dilakukan tindakan-tindakan berikut:
1.
Mengadakan tindakan langsung
2.
Mengatur arus informasi
3.
Memanfaatkan umpan balik
4.
Penghayatan
5.
Pengulangan
6.
Mendorong dalam upaya saling mempercayai
7.
Penetapan waktu secara efektif
8.
Menyederhanakan bahasa
9.
Mendengarkan secara efektif
10.
Memanfaatkan selentingan
Faktor Lain Yang Mempengaruhi Efektivitas Komunikasi Dalam
Organisasi
Beberapa fakor akan mempengaruhi efektivitas komunikasi dalam
organisasi yaitu:saluran organisasi, struktur wewenang organisasi, spesialisasi
kerja, dan kepemilikan informasi.
2.5.1
Saluran formal
Saluran komunikasi formal diturunkan dari struktur organisasi
formal. Saluran tersebut memiliki sisi fositif dan negative. Seseorang bawahan
akan cendenrung melaporkan situasi kepada atasannya langsung. Kemudian atasan tersebut akan melaporkan ke
manajemen yang lebih tinggi. Saluran
komunikasi ini membuat komunikasi tidak fleksibel karena seorang karyawan
cenderung hanya berkomunikasi dengan karyawan lain dari bagian organisasi yang
sama. Namun demikian komunikasi ini juga
memiliki sisi positif, karena akan meningkatkan intensitas komunikasi pada
bagian yang sama.
Struktur
wewenang
Perbedaan status dan kekuasaan dalam organisasi akan
menentukan siapa yang dapat berbicara dengan siapa dalam artian tidak bisa
semua orang berbicara langsung dengan orang yang memiliki jabatan diatas. Jika perbedaan status dan wewenang antara dua
pihak tersebut cukup besar, komunikasi dalam organisasi tersebut cenderung
tidak akan efektif. Sebagai contoh
seorang direktur utama suatu perusahaan akan sulit berbicara secara leluasa
dengan seorang office boy. Kemungkinan
keduanya membicarakan sesuatu yang penting tidak akan terjadi, mungki hanya sapaan
basa-basi tidak formal saja yang terjadi.
Spesialisasi
kerja
Spesialisasi kerja akan membuat komunikasi menjadi lebih
efektif antar anggota organisasi dengan bagian yang sama. Sebaliknya spesialisasi bagian cenderung akan
menghambat komunikasi antar bagian yang berbeda, karena bagian yang berbeda
tersebut mempunyai istilah atau kebiasaan yang berbeda satu dengan lainnya.
Kepemilikan
informasi
Orang-orang tertentu akan mempunyai informasi tertentu yang
membuat dirinya menjadi sukses. Sebagai
contoh seorang salesman barangkali memiliki teknik menjual yang sangat baik, ia
kadang tidak ingin menyebarkan informasi penting tersebut ke pihak lain.
Komunikasi Dalam
Organisasi
Hubungan komunikasi yang terjalin baik antara manajer satu
dengan manajer yang lain, antara manajer dengan karyawan, atau antara karyawan
yang satu dengan karyawan yang lain, merupakan salah satu kunci keberhasilan
manajer dalam mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Komunikasi yang
terjadi dalam suatu organisasi/perusahaan dapat dilakukan secara vertical
maupun horizontal. Berikut adalah
penjelasan rincinya:
a.
Komunikasi vertical (ke atas, ke bawah, dan gabungan)
Mamduh M, Hanafi menjelaskan bahwa komunikasi vertikal
merupakan bagian penting dalam suatu organisasi dan hal tersebut didukung oleh
hasil penelitian yang menunjukan bahwa komunikasi antara atasan-bawahan ataupun
sebaliknya mencakup 2/3 dari komunikasi yang terjadi dalam organisasi.
Komunikasi ke atas terjadi apabila bawahan memberikan
informasi/pesan kepada atasannya seperti menyerahkan laporan hasil kerjanya
kepada seorang manajer, dan komunikasi ke bawah terjadi apabila atasan yang
memberi informasi/pesan kepada bawahannya misalnya seorang manajer yang
memberitahukan target penjualan bulanan.
Tetapi komunikasi yang sering terjadi dalam sebuah perusahaan atau
organisasi adalah komunikasi dua arah atau komunikasi gabungan antara ke atas
dan ke bawah.
b.
Komunikasi horizontal
Komunikasi horizontal terjadi apabila komunikasi antara
anggota organisasi/karyawan yang memiliki tingkatan atau jabatan yang sama.
Komunikasi seperti ini berfungsi meningkatkan koordinasi antar unit yang
berhubungan. Misalnya seorang manajer
produksi berkomunikasi dengan manajer pemasaran tentang perkembangan produk
yang sedang disukai oleh masyarakat.
Mereka saling bertukar informasi untuk tujuan yang sama yaitu memejukan
perusahaannya.
Bentuk komunikasi horizontal yang lain juga dapat dilakukan
secara lateral, yaitu komunikasi yang terjadi dengan mengikuti pola aliran
kerja dalam organisasinya. Misalnya
dalam perusahaan manufaktur, bagian pemasaran memberitahu bagian produksi
tentang produk yang sedang digemari masyarakat, kemudian bagian produksi
berkomunikasi dengan bagian gudang tentang persediaan produk. Komunikasi seperti ini akan mempunyai manfaat
meningkatkan koordinasi antar bagian, dan meningkatkan akurasi informasi karena
informasi yang relevan didapat dari bagian/orang yang mempunyai kompetensi di
bidangnya masing-masing.
Jaringan Informasi Dalam Organisasi
Jaringan informasi mencerminkan pola-pola dimana angota
organisasi berkomunikasi satu sama lainnya.
Pola jaringan komunikasi
Dinamika
kelompok menghasilkan jaringan informasi yang beragam. Jaringan-jaringan
praktis merupakan jaringan informal, dan seorang manajer tidak mempunyai
kendali penuh atas jaringan tersebut.
Suatu riset yang dilakukan oleh Mamduh M. Hanafi dengan menggunakan lima
orang menguji beberapa pola jaringan komunikasi yaitu: pola lingkaran/roda,
rantai, bintang, pola Y, semua saluran.
Berikut gambar dari pola tersebut berturut-turut:
Urutan pola dari yang paling sentralisasi ke desentralisasi
adalah pola bintang, pola Y, rantai, lingkaran dan semua saluran. Pada pola bintang, 1 merupakan pusat
informasi dan akan cenderung menjadi pemimpin kelompok. Empat harus melewati 1 apabila ingin
berkomunikasi dengan 3. Bentuk semacam
ini merupakan pola komunikasi yang paling tersentralisasi. Sedangkan bentuk yang paling
terdesentralisasi adalah bentuk pola semua saluran karena pola ini tidak jelas
siapa yang akan menjadi pemimpin dan struktur yang lebih demokratis.
Pola komunikasi memiliki efektivitas yang berbeda dalam
kaitannya dengan jenis pekerjaan yang dilakukan. Jika jenis pekerjaan sederhana dan rutin maka
pola jaringan sentralisasi akan lebih efektif(pola bintang) supaya pekerjaan
dapat dilakukan dengan cepat, efisien dan aliran informasi akan lebih
akurat. Tetapi kepuasan kerja dalam
struktur semacam ini semakin rendah karena tidak semua pihak berpartisipasi
secara sama dalam pola komunikasi tersebut.
Jika pekerjaan cukup kompleks dan tidak rutin, pola
komunikasi yang desentralisasi akan lebih efektif. Dalam pola ini interaksi atau komunikasi
antar anggota menjadi lebih lancar, dan komunikasi yang lacar akan diperlukan
untuk menyelesaikan masalah yang lebih kompleks.
Pola komunikasi anggur (Grapevine)
Grapevine
merupakan
bentuk komunikasi jaringan informal.
Pola ini muncul dalam organisasi dan dapat ditemukan salam semua
tingkatan organisasi serta berkembang menembus batas-batas rangking dalam
organisasi, dan segala arah (vertical, horizontal, dan diagonal).
Dua pola grapevine yang paling sering muncul adalah pola gossip
dan pola mengumpul (cluster).
Grapevine
atau
pola jaringan informal tidak dapat sepenuhnya dikendalikan oleh manajer tetapi
jaringan tersebut tidak harus dihilangkan.
Manajer dapat memanfaatkan jaringan tersebut untuk kepentingan
organisasi dengan cara memegang orang kunci yang suka menyebarkan
informasi. Orang tersebut kemudian
memberikan informasi yang ingin disebarkan, sehingga informasi kemudian akan
tersebar sesuai dengan keinginan manajer.
Habatan Komunikasi
Jika Anda ingin langgeng dalam pekerjaan, penting bagi anda
untuk menjadi komunikator yang baik di kantor.
Tetapi menurut Harmon (,,,,,,,209) dalam berkomunikasi yang efektif, ada
beberapa hal yang menjadi hambatan yaitu:
1.
Perbedaan Persepsi
Antara pengirim dan penerima informasi mungkin akan
menimbulkan perbedaan persepsi.
Masing-masing orang memiliki persepsinya sendiri ketika ia menerima
informasi dari pihak lain, kemudian ia akan memberikan unpan balik pada
pengirim informasi. Kunci komunikasi
yang efektif adalah keterbukaan akan umpan balik yang disampaikan oleh
karyawan.
2.
Perbedaan dalam sematik
Sematik adalah ilmu tentang efek tingkah laku manusia.
Sebagai contoh: “tahun depan perusahaan mungkin sudah go internasional”. Kata
mungkin ditafsirkan berbeda oleh pengirim dan penerima informasi. Suatu informasi mungkin akan diterima dengan
cara yang berbeda disbanding dengan maksudnya.
3.
Perbedaan status
Status atau tingkatan individu di dalam suatu organisasi
mempengaruhi mutu komunikasi. Perbedaan
ini menyebabkan hambatan dalam berkomunikasi karena karyawan cenderung hanya
akan berkomunikasi dengan karyawan yang memiliki level atau jabatan yang sama.
4.
Perbedaan kecenderungan mental
Kecenderungan mental seseorang merupakan suatu penghalang
dalam berkomunikasi secara langsung. Penyimpangan ditemukan ketika seseorang
yang bekerja berusaha mempersepsikan agar lawan bicaranya meniru-niru sesuatu
atau bertindak sesuati seperti orang lain.
Hambatan lainnya adalah berkembangnya sifat tidak mau disalahkan atau
sifat membela diri masing-masing dan merasa diri yang paling penting,
pendengaran lemah, dan lebih percaya pada desas-desus (grapevine) yang negative.
5.
Perbedaan iklim organisasi
Beberapa organisasi memberikan kesempatan kepada karyawannya
untuk memberikan masukan/pendapat secara terbuka dalam mengambil keputusan.
Organisasi ini menciptakan iklim yang saling terbuka, saling hormat dan saling
mempercayai satu sama lain. Hambatan
yang muncul adalah tingkat hirarki yang terlalu tinggi sehingga menyebabkan penyampaian informasi
menjadi lebih lambat, wewenang manajerial dan spesialisasi pekerjaan terlalu
sempit. Oleh karena itu dalam
pengambilan keputusan, perusahaan harus mempertimbangkan iklim organisasi yang
ada dalam organisasinya.
6.
Jargon bisnis
Jargon adalah penggunaan istilah-istilah untuk suatu
aktivitas/kegiatan tertentu dalam kegiatan bisnis. Kadang penerima pesan tidak dapat memahami
maksud dari pesan tersebut. Untuk
mengatasi ini perlu disampaikan atau disosialisasikan setiap informasi yang ada
yang terjadi di perusahaan.
7.
Lemah dalam membaca
Dalam sebuah perusahaan mungkin terjadi ada beberapa
karyawannya yang memiliki kelemahan dalam memehami dan membaca program
aktivitas organisasi sehingga mereka tidak cepat dalam merespon informasi yang
diberikan. Untuk mengatasi masalah ini
perlu pelatihan tertentu yang dapat dilaksanakan secara internal dan eksternal.
Kesimpulan
Dalam melakukan pekerjaan di suatu perusahaan atau organisasi
orang-orang tidak terlepas dari aktivitas berkomunikasi. Komunikasi adalah proses dimana fungsi-fungsi
manajemen mulai dari perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan
dapat dicapai. Maka dari itu pemahaman
tentang komunikasi merupakan hal yang penting.
Model komunikasi yang sederhana yang terjadi harus ada
pengirim, pesan dan penerima. Sedangkan
model komunikasi yang lengkap terdiri dari pengirm, encoding, perantara,
decoding, dan penerima serta adanya gangguan dan umpan balik. Tujuan dari
proses komunikasi yang efektif tersebut adalah orang yang menerima informasi
dapat memahami dan mengerti maksud dari apa yang disampaikan oleh pengirim
informasi dan tentunya informasi tersebut dilakukan melalui berbagai media yang
bisa digunakan seperti laporan langsung, memo, telpon, dll.
Dalam sebuah organisasi umumnya komunikasi yang terjadi ada
dua macam yaitu secara vertikal baik ke atas, ke bawah, ataupun gabungan dari
keduanya dan secara horizontal termasuk didalamnya secara lateral. Tetapi dalam melakukan proses komunikasi
tersebut didalamnya pasti terdapat hambatan baik dari faktor internal maupun
dari eksternal, sehingga orang-orang yang terlibat dalam komunikasi harus
memahami hambatan terhadap komunikasi yang efektif supaya mereka bisa menangani
hambatan-hambatan yang ada.
Daftar pustaka
Chaniago, Harmon. 2013. Manajemern Kantor Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa CV
Hanafi, Mamduh M. 2003. Manajemen. Yogyakarta:Akademi
Manajemen Perusakaan YKPN
Heckers, John. 2004. dalam jurnal Effective office
communication is a key to job survival. http://www.bizjournals.com
Nawawi, Ismail. 2009. Perilaku Administrasi. Surabaya:ITS
Press
Purwanto, Djoko. 2006. Komunikasi Bisnis. Jakarta:Erlangga
